Документооборот
Здравствуйте, уважаемые коллеги!
Я, Павел Столбов, основатель компании «Жилищный Стандарт», с радостью познакомлю Вас с функционалом нашей программы в части ведения электронного документооборота!
Ежедневно управляющие и ресурсоснабжающие организации регистрируют десятки, а иногда и сотни входящих и исходящих документов. Поэтому очень важно не только обеспечить удобное хранение всей поступающей корреспонденции, но и автоматизировать обработку документов и подготовку ответных писем.
Модуль «Документооборот» АСУ «Жилищный Стандарт» предназначен для работы со всей входящей и исходящей корреспонденцией. Здесь Вы можете не только зарегистрировать входящее или исходящее письмо по предзаданным типам – заявление гражданина, входящий от контрагента, запрос надзорного органа или коммерческое предложение, но и поставить задачу по зарегистрированному письму, назначить ответственного исполнителя, установить сроки и проконтролировать выполнение Вашего поручения.
Модуль «Документооборот» в несколько раз сокращает время на обработку корреспонденции. Вся Ваша корреспонденция будет храниться в едином электронном журнале, что позволит систематизировать и оптимизировать документооборот Вашей компании.
У Вас всегда будет мгновенный доступ ко всей истории переписки с жителями, контрагентами, контролирующими органами.
Нумерация документов также будет зависеть от выбранного Вами варианта ведения журналов.
Программа позволяет разграничить права доступа сотрудников к различным документам, это позволит упорядочить работу с документацией, каждый сотрудник будет видеть только то, что ему положено, в соответствии с должностной инструкцией.
Документооборот – это не только корреспонденция, но и другие внутренние документы: Вам будет доступен раздел для хранения всех внутренних документов компании – учредительные и кадровые документы, протоколы собраний собственников и электронные версии договоров управления, контракты с поставщиками и подрядчиками, приказы и служебные записки, все это будет разложено по полочкам и находиться у Вас под рукой в любой момент времени.
Модуль интегрирован с «Почтой России», что позволяет Вам прямо в программе отслеживать статус доставки бумажных писем по трек-номеру.
Полностью автоматизирован процесс записи граждан на прием к руководителю, а также предусмотрена возможность хранения протоколов, составленных по результату приемов.
Важным преимуществом модуля является то, что вся история работы с письмом будет храниться в одном месте. Вы можете назначать задачи на своих сотрудников для подготовки ответа на письмо, а также формировать исходящие письма. Сканы всех документов также можно приложить в карточку документа, таким образом, Вы всегда сможете найти нужное письмо и посмотреть его.
Вся история работы с документом отображается в блоке «Связи документов», где наглядно видно, какие задачи были поставлены и какие исходящие письма были подготовлены по входящему письму.
Постановка задач позволит Вам контролировать сроки и процесс подготовки исходящих писем. Ни одно письмо не будет утеряно и не останется без ответа.
При этом по входящему письму Вы можете поставить не только Задачу, или сформировать исходящее письмо. Вы также можете создать Заявку – обычную, платную или гарантийную, а также создать недопоставку или перерасчет, что также отразится в виде истории в блоке «Связи документов».
Если Вы подключите СМС-рассылку, то все сгенерированные в системе СМС-сообщения также будут храниться в отдельном журнале. СМС рассылаются через сервисы – ePochta и МТС-маркетолог. Мы поможем Вам подключить их на этапе внедрения.
АСУ «Жилищный Стандарт» можно также использовать как почтовый сервис, подключив к программе общую электронную почту Вашей компании.
Для подключения подойдет электронная почта Яндекс, Google или Mail.ru. Принцип работы здесь такой же, как и в почтовых сервисах – Вы можете просматривать входящие письма, пересылать их, писать ответные письма.
Но и здесь у Вас будет преимущество: во-первых, вся работа будет вестись в рамках одной программы, во-вторых, по каждому электронному письму можно также создать Задачу, Заявку или Входящий документ, и в дальнейшем работать уже с созданными документами.
Это значительно сократит Ваше время, так как не придется вручную создавать документы, вся информация наследуется из входящего электронного письма автоматически.
Раздел «Внутренние документы» – это единая база для хранения всей внутренней документации Вашей компании. Здесь Вы можете создавать и хранить внутренние приказы, служебные записки, объяснительные, договоры на оказание платных услуг населению, договоры аренды и многое другое.
Создавайте карточки документов, прикладывайте сканы, ставьте задачи для контроля исполнения приказов и служебных записок. Все это позволит Вам вести удобный учет всех внутренних документов.
Модуль «Документооборот» – незаменимый помощник по систематизации документации Вашего предприятия!
Многие наши пользователи отмечают простоту и удобство использования модуля. К тому же, внедрить документооборот очень просто – достаточно внести информацию по жилфонду, жителям, контрагентам, пройти обучение у наших менеджеров и можно приступать к работе.
А сейчас давайте передадим слово нашим клиентам.
г. Петрозаводск, республика Карелия
Больше года мы сотрудничаем с компанией «Жилищный Стандарт». Хотим отметить быстрое внедрение требуемого программного обеспечения и оперативное решение возникающих проблем. Документооборот нашей компании стал автоматизированным и систематизированным. Мы рекомендуем Вашу компанию нашим коллегам и клиентам как стабильного и надежного партнера!
г. Первоуральск, Свердловская область
Мы активно сотрудничаем с компанией «Жилищный Стандарт» с августа 2016 г. С помощью АСУ «Жилищный Стандарт» мы упростили взаимодействие между отделами нашей компании в части документооборота, нам требуется минимум времени для нахождения нужного документа или задачи по документу. Мы убедились в эффективности системы АСУ «Жилищный Стандарт» и можем смело рекомендовать нашего партнера.
Благодаря использованию АСУ «Жилищный Стандарт» наша компания смогла упорядочить процессы входящей и исходящей корреспонденции в виде обращений от граждан, надзорных органов, наших контрагентов и сторонних организаций. Система позволила настроить контроль за выполнением поручений сотрудникам УК в виде задач в системе и повысить стандарты работы нашей компании. Мы планируем и дальше развиваться совместно с нашим партнером ООО «Жилищный Стандарт».
г.Златоуст, Челябинская область
В марте 2016 г. нами было принято решение о сотрудничестве с компанией «Жилищный Стандарт» в рамках использования модулей АСУ – Документооборот, Задачи, Обращения, Аварийные отключения, Типовой сайт и Раскрытие информации. Внедрение данных модулей позволило успешно решать ряд текущих вопросов, в частности работы с обращениями собственников. АСУ легка в усвоении, функциональна, информативна, с возможности прикрепления документов и фото и обеспечению оперативного контроля. Рекомендуем программный комплекс АСУ «Жилищный Стандарт» другим управляющим и обслуживающим организациям.
г.Чебоксары, Республика Чувашия
Мы работаем с ООО «Жилищный стандарт» с 2020 года. За это время мы использовали такие модули как документооборот, задачи, аварийные отключения, обращения, дебиторская задолженность.
Внедрение программы АСУ «Жилищный стандарт» облегчило работу управляющей организации и сократило время на выполнение задач. У нас сложилось положительное впечатление от использования системы. В случае возникновения проблем и вопросов мы своевременно и в полном объеме получаем решение проблемы и ответы на поставленные вопросы. Наша организация довольна работой ООО «Жилищный стандарт» и рекомендует использование системы АСУ другим организациям в нашем регионе.
г.Балашиха, Московская область
Мы сотрудничаем с ООО «Жилищный Стандарт» с 1 марта 2022 года. Мы отдали предпочтение АСУ «Жилищный Стандарт» из-за того, что помимо модуля Диспетчерская, в АСУ есть модуль Документооборот, который был для нашей компании очень важен. Причем в модуле Документооборот есть большое количество настроек, которые позволили настроить систему под необходимые нам бизнес-процессы. Мы рады, что в начале 2022 года сделали правильный выбор, и надеемся на долгосрочное партнерство.
Уважаемые коллеги, мы кратко продемонстрировали Вам возможности нашего программного продукта в части работы с документооборотом!
Если Вы еще не приняли решение стать активным пользователем АСУ «Жилищный Стандарт» и хотите более подробно познакомиться с системой, заходите на наш сайт, напишите нам и мы с радостью проведем Вам подробную презентацию функционала и ответим на все Ваши вопросы!
До встречи!
