Автоматизация документооборота

Автоматизация документооборота для управляющей компании

Программа АСУ «Жилищный стандарт» включает модуль для ведения журналов регистрации документов, который:

  • помогает автоматизировать электронный документооборот в УК, ТСЖ;
  • упрощает деятельность в сфере ЖКХ.

Автоматизация делопроизводства в управляющей компании или товариществе собственников жилья позволит полностью отказаться от бумажного документооборота. Вы:

  • не потеряете бумаги;
  • сможете прикреплять электронные документы к текущим задачам;
  • сможете контролировать, чтобы сотрудники вовремя изучали внутренние нормативные акты.

Документы в АСУ разделены по типовым журналам в соответствии с потребностями организации, управляющей жилым фондом МКД.

Основные функции ПО для ведения документооборота в управляющей организации

Модуль позволяет создавать и вести:

  • журналы корреспонденции с разграничение прав доступа;
  • журнал договоров управления многоквартирными домами;
  • протоколы общих собраний собственников с возможностью экспортировать их во внешние системы для раскрытия данных — сайт УК, ГИС ЖКХ, Реформа ЖКХ;
  • журнал нормативных документов с использованием данных для начислений;
  • внутренние журналы;
  • произвольные журналы.

Журналы и их функции

Служебные записки. Сотрудники могут обмениваться служебными записками, где будет указано:

  • время создания;
  • содержание;
  • адрес, если речь идет об объекте на обслуживании управляющей компании.

По служебной записке можно создать задачу, которая будет дочерней по отношению к записке.

Приказы. Хранит внутренние приказы для сотрудников УК. АСУ позволяет создавать дочерние документы по приказам — задачи, исходящие и входящие документы. В приказах указаны:

  • номер;
  • тема;
  • ответственный исполнитель;
  • участники приказа;
  • сотрудник, подписавший приказ;
  • крайний срок реакции;
  • содержание приказа.

Когда отмеченные участники приказа ознакомятся с содержанием, они нажмут соответствующую кнопку в АСУ, а программа зафиксирует время нажатия кнопки.

При необходимости документ можно распечатать по автоматическому шаблону АСУ в формате docx.

Объяснительные. Журнал для хранения и работы с объяснительными записками. В каждом документе есть:

  • номер;
  • получатель;
  • отправитель;
  • содержание.

Документы группы компаний. Подобные внутренние документы содержат:

  • наименования организации отправителя и получателя;
  • текст обращения;
  • время создание в АСУ;
  • адрес, если дело касается объекта на обслуживании УК.

В этом журнале хранятся документы, курсирующие между компаниями, которые входят в группу компаний. Предположим, у управляющей компании есть несколько дочерних организаций, ответственных за узкие сферы работы жилищно-коммунального хозяйства. Например, компания «Юрист» занимается дебиторской задолженностью и тоже использует АСУ. Если отправить письмо из УК в «Юрист», для УК документ будет исходящим, а для «Юриста» — входящим. Это позволит не дублировать документ, а хранить его в общем журнале группы компаний.

Свойства документов

  • Имеют права доступа для создателя, всех участников и пользователей с доступом к прилагаемым объектам — лицевому счету, помещению и так далее.
  • Не удаляются из АСУ — их можно перевести в статус «Удален», но запись о них остается в программе и доступна в режиме «Показать удаленные документы».
  • Соединяются в цепочку по взаимосвязям — родительские и дочерние. Цепочку видно в каждом задействованном в ней файле. Характеристики же автоматически передаются от родительским к дочерним.
  • Имеют статусы, которые задают администраторы АСУ. Статусы документов задают администраторы АСУ. Статусы могут меняться автоматически по наступлению событий-триггеров, либо по запросу пользователя. Изменение статуса документа может менять статусы родительского или дочернего.
  • Позволяют сформировать по заданному шаблону файл в docx-формате и присоединить файлы в других распространенных форматах.
  • Отображают историю всех событий в разделе «История изменений».
  • Автоматически пронумерованы сквозной нумерацией программы, если вы не изменили параметры в «Нумераторе».
  • Все документы входят в этапы бизнес-процесса.

7 причин купить программное обеспечение АСУ «Жилищный стандарт»

  1. 1. Оптимизируем продукт под индивидуальные особенности вашего бизнеса.
  2. 2. Дистанционно обучаем сотрудников работе с АСУ.
  3. 3. Консультируем по техническим вопросам в процессе использования.
  4. 4. Учитываем отзывы, чтобы совершенствовать продукт под нужды организаций.
  5. 5. Нам доверяют — сотрудничаем с 15 из 25 УК Тюмени, за 7 лет организовали более 200 проектов для 303  клиентов по всей России.
  6. 6. Обслуживаем 32 региона страны — Тюмень, Екатеринбург, Челябинск, Омск, Воронеж, Белгород, Новосибирск, Самару, Краснодар и другие.
  7. 7. Предлагаем обучающие ролики и текстовые мануалы, чтобы упростить ознакомление с программой.

Почему приобрести АСУ «Жилищный стандарт» выгодно

Первые 6 месяцев использования — бесплатны. Это позволит оценить все преимущества АСУ, отказаться от бумажного документооборота и освоиться в программе. Абонентскую плату с 7-го месяца рассчитываем индивидуально для каждой компании.

Чтобы успеть получить программу на полгода бесплатно, оставьте заявку, закажите звонок или позвоните. Если остались вопросы, консультант подробно расскажет об особенностях и характеристиках продукта.

Как начать пользоваться

Если вы заинтересованы в использовании АСУ «Жилищный Стандарт» в своей организации, то просто заполните форму, приведенную ниже, и наши менеджеры свяжутся с Вами!

Заказать обратный звонок